Dokumenty potrzebne do aktu notarialnego
Sprzedaż udziału w mieszkaniu może zostać przeprowadzona bez zgody pozostałych współwłaścicieli, jeżeli sprzedający rozporządza własnym udziałem. Zgodnie z art. 198 Kodeksu cywilnego każdy współwłaściciel może samodzielnie rozporządzać swoim udziałem. Sama umowa sprzedaży udziału w lokalu stanowiącym odrębną nieruchomość wymaga natomiast formy aktu notarialnego, tak samo jak sprzedaż całej nieruchomości.
W praktyce powodzenie transakcji zależy jednak przede wszystkim od wcześniejszego przygotowania dokumentów. Ich zakres będzie różny w zależności od tego, w jaki sposób udział został nabyty i jakie obciążenia znajdują się w księdze wieczystej.
1. Zacznij od analizy księgi wieczystej
Przed kompletowaniem dokumentów należy przeanalizować wszystkie działy księgi wieczystej:
Dział I-O – oznaczenie nieruchomości,
Dział I-Sp – prawa związane z własnością,
Dział II – właściciele i wysokość przysługujących im udziałów,
Dział III – prawa, roszczenia, ograniczenia, służebności, dożywocie, ostrzeżenia i egzekucje,
Dział IV – hipoteki.
Dopiero treść księgi wieczystej pozwala określić, jakie dodatkowe dokumenty będą potrzebne do sprzedaży udziału.
2. Dokumenty podstawowe przy sprzedaży udziału w mieszkaniu z księgą wieczystą
Jeżeli lokal stanowi odrębną nieruchomość i posiada własną księgę wieczystą, notariusz będzie potrzebował przede wszystkim dokumentów pozwalających potwierdzić własność, oznaczenie nieruchomości i stan prawny.
W praktyce – zależnie od konkretnej nieruchomości i wymagań kancelarii notarialnej – mogą być potrzebne m.in.:
Wypis z rejestru gruntów oraz dokument dotyczący lokalu
Dokumenty z ewidencji gruntów i budynków uzyskuje się w starostwie powiatowym albo urzędzie miasta na prawach powiatu właściwym dla położenia nieruchomości. W zależności od sposobu prowadzenia ewidencji może chodzić m.in. o wypis z rejestru gruntów, rejestru lokali albo kartoteki lokali. Oficjalna procedura wydawania wypisów i wyrysów jest prowadzona przez właściwy organ geodezyjny. ([Gov.pl][1])
Dokument pozwala notariuszowi zweryfikować dane ewidencyjne związane z nieruchomością oraz lokalem.
3. Świadectwo charakterystyki energetycznej
Przy sprzedaży lokalu co do zasady należy przygotować świadectwo charakterystyki energetycznej. Obowiązek dotyczy również części budynku będącej przedmiotem sprzedaży. Świadectwo sporządza osoba posiadająca wymagane uprawnienia, a sprzedający przekazuje dokument nabywcy przy zawarciu umowy. Obowiązek wynika z ustawy z 29 sierpnia 2014 r. o charakterystyce energetycznej budynków.
Przed sprzedażą udziału warto ustalić z notariuszem, czy w konkretnym przypadku wymagane będzie świadectwo dotyczące całego lokalu.
4. Udział nabyty w spadku – jakie dokumenty?
Jeżeli udział został odziedziczony, podstawowym dokumentem potwierdzającym nabycie będzie:
- zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia sporządzony przez notariusza, albo
- prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku.
Jest to szczególnie istotne, jeżeli spadkobierca nie został jeszcze ujawniony w Dziale II księgi wieczystej.
W takiej sytuacji samo sprawdzenie księgi wieczystej nie wystarczy – notariusz musi otrzymać dokument wykazujący następstwo prawne po zmarłym właścicielu.
Podatek od spadku – SD-Z2 czy SD-3?
Najbliżsi członkowie rodziny korzystający ze zwolnienia podatkowego zgłaszają nabycie zasadniczo na formularzu SD-Z2. Od 2026 r. przepisy dodatkowo doprecyzowały moment powstania obowiązku podatkowego przy dziedziczeniu i możliwość przywrócenia terminu w określonych przypadkach.
Jeżeli nabywca nie korzysta ze zwolnienia albo zachodzą przesłanki opodatkowania na zasadach ogólnych, właściwym formularzem może być SD-3.
Trzeba jednak rozróżnić zgłoszenie podatkowe od zaświadczenia wydawanego przez urząd skarbowy. Zaświadczenie potwierdzające, że podatek został zapłacony, nie należał się albo nabycie było zwolnione, wydaje właściwy naczelnik urzędu skarbowego na wniosek zainteresowanego.
Ważna zmiana
Nie w każdej transakcji zaświadczenie z urzędu skarbowego jest obecnie wymagane. Przepisy zostały zliberalizowane m.in. w odniesieniu do określonych nabyć dokonanych na podstawie aktu notarialnego oraz nabyć zwolnionych na podstawie art. 4a ustawy. Dlatego przed składaniem wniosku do urzędu skarbowego najlepiej ustalić z notariuszem, czy dokument jest potrzebny w konkretnej transakcji.
5. Udział otrzymany w darowiźnie
Jeżeli właściciel nabył udział na podstawie darowizny, podstawą nabycia będzie akt notarialny umowy darowizny.
Jeżeli osoba jest już prawidłowo ujawniona w Dziale II księgi wieczystej, akt nadal warto przygotować dla notariusza, ponieważ pozwala ustalić historię nabycia nieruchomości.
W przypadku darowizny kwestie podatkowe zależą m.in. od daty nabycia, stopnia pokrewieństwa oraz sposobu dokonania darowizny. W określonych przypadkach zastosowanie znajduje SD-Z2, a w innych SD-3.
6. Nie jesteś wpisany do księgi wieczystej? Przygotuj podstawę nabycia
To częsta sytuacja przy nieruchomościach nabytych wiele lat wcześniej.
Jeżeli w Dziale II księgi wieczystej nadal widnieje poprzedni właściciel, należy przygotować dokument wskazujący, w jaki sposób sprzedający nabył udział.
Może to być m.in.:
- akt notarialny sprzedaży,
- akt darowizny,
- akt poświadczenia dziedziczenia,
- prawomocne postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku,
- umowa dożywocia,
- postanowienie lub umowa dotycząca działu spadku,
- orzeczenie dotyczące podziału majątku,
- inny dokument stanowiący podstawę nabycia własności.
Brak aktualnego wpisu w Dziale II nie zawsze oznacza automatycznie brak możliwości sprzedaży, ale wymaga dokładnego wykazania ciągłości prawa własności.
7. Umowa dożywocia – co przygotować?
Jeżeli własność nieruchomości została przeniesiona na podstawie umowy dożywocia, należy przygotować akt notarialny zawierający tę umowę.
Prawo dożywocia może być ujawnione w Dziale III księgi wieczystej.
Jeżeli dożywotnik nadal żyje, nabywca musi mieć pełną świadomość charakteru i zakresu obciążenia nieruchomości.
Jeżeli natomiast dożywotnik zmarł, należy uzyskać jego akt zgonu z urzędu stanu cywilnego. Dokument może stanowić podstawę do podjęcia czynności zmierzających do wykreślenia wygasłego prawa z księgi wieczystej.
Przed sprzedażą warto więc sprawdzić, czy Dział III przedstawia aktualny stan prawny.
8. Egzekucja komornicza w Dziale III
Jeżeli w księdze wieczystej ujawniono wszczęcie egzekucji z nieruchomości, zakres dokumentów istotnie się zwiększa.
W pierwszej kolejności należy uzyskać od komornika:
- aktualną informację lub zaświadczenie o stanie zadłużenia,
- wysokość należności głównej,
- wysokość odsetek,
- koszty egzekucyjne,
- numery prowadzonych spraw,
- dane wierzycieli,
- rachunek właściwy do rozliczenia zadłużenia.
Następnie należy ustalić, czy do egzekucji przyłączyli się inni wierzyciele i czy wysokość ceny sprzedaży pozwoli na prawidłowe rozliczenie wszystkich zobowiązań.
W takiej transakcji sposób zapłaty ceny powinien zostać dokładnie uzgodniony przed podpisaniem aktu notarialnego.
9. Hipoteka w Dziale IV
Jeżeli udział lub cała nieruchomość obciążona jest hipoteką, należy ustalić aktualnego wierzyciela hipotecznego.
Z banku lub innego wierzyciela zwykle trzeba uzyskać dokument wskazujący:
- aktualne saldo zadłużenia,
- numer rachunku do wcześniejszej spłaty,
- warunki zwolnienia zabezpieczenia,
- zgodę lub zobowiązanie do wydania dokumentu umożliwiającego wykreślenie hipoteki po spłacie.
W praktyce dokument taki często określany jest jako promesa wykreślenia hipoteki, zaświadczenie o saldzie albo zgoda na wykreślenie hipoteki.
Nie należy zakładać, że hipoteka uniemożliwia sprzedaż udziału. Kluczowe jest właściwe zaplanowanie rozliczenia.
10. Zaświadczenie dotyczące obszaru rewitalizacji
W zależności od miasta i położenia nieruchomości notariusz może wymagać informacji lub zaświadczenia dotyczącego tego, czy nieruchomość znajduje się na obszarze rewitalizacji lub w Specjalnej Strefie Rewitalizacji.
Dokument uzyskuje się we właściwym urzędzie gminy lub miasta. Przykładowo Kraków prowadzi odrębną procedurę wydawania zaświadczeń o położeniu nieruchomości w obszarze rewitalizacji i ustanowieniu prawa pierwokupu.
Ma to znaczenie dlatego, że zgodnie z art. 11 ust. 5 ustawy o rewitalizacji rada gminy może ustanowić na rzecz gminy prawo pierwokupu nieruchomości znajdujących się na określonym obszarze rewitalizacji.
Zaświadczenie nie jest więc „automatycznie” konieczne przy każdej sprzedaży w Polsce – znaczenie ma lokalizacja nieruchomości i treść uchwał danej gminy.
11. Służebność mieszkania lub inne prawa w Dziale III
Dział III może zawierać również:
- służebność osobistą mieszkania,
- służebności gruntowe,
- użytkowanie,
- roszczenie wynikające z umowy przedwstępnej,
- prawo pierwokupu,
- ostrzeżenie o niezgodności stanu prawnego,
- roszczenia dotyczące własności,
- wpisy dotyczące postępowania egzekucyjnego.
Każde takie obciążenie należy przeanalizować osobno.
Przykładowo, jeżeli wpisana jest służebność osobista osoby, która już zmarła, przygotowuje się akt zgonu uprawnionego i analizuje możliwość wykreślenia prawa.
Jeżeli wpis wynika z umowy, warto przygotować również dokument, który stanowił podstawę jego ujawnienia.
12. Rozwód lub podział majątku
Jeżeli udział powstał wskutek rozwodu, ustania wspólności ustawowej lub podziału majątku, mogą być potrzebne:
- prawomocny wyrok rozwodowy,
- akt notarialny ustanawiający rozdzielność majątkową,
- prawomocne postanowienie sądu o podziale majątku,
- umowa o podział majątku zawarta w formie aktu notarialnego.
Dokumenty te pozwalają ustalić, komu i w jakiej wysokości przysługuje udział w nieruchomości.
Lista dokumentów – sprzedaż udziału w mieszkaniu
Przed umówieniem aktu notarialnego warto przygotować:
- dowód osobisty lub paszport,
- numer księgi wieczystej,
- dokument stanowiący podstawę nabycia udziału,
- dokumenty z ewidencji gruntów i budynków wymagane dla danego lokalu,
- świadectwo charakterystyki energetycznej,
- dokumentację podatkową dotyczącą spadku lub darowizny, jeśli ma zastosowanie,
- zaświadczenie dotyczące rewitalizacji, jeżeli jest wymagane dla danej nieruchomości,
- dokumenty bankowe dotyczące hipoteki,
- dokumenty komornicze dotyczące egzekucji,
- akt zgonu osoby uprawnionej, jeśli wygasła służebność lub dożywocie,
- dokumenty dotyczące rozwodu lub podziału majątku, jeżeli mają wpływ na własność.
Ostateczny zestaw dokumentów zawsze warto potwierdzić z notariuszem przed wyznaczeniem terminu aktu, ponieważ zakres wymaganej dokumentacji zależy od konkretnego stanu prawnego i faktycznego nieruchomości.
Masz udział w mieszkaniu i nie wiesz, jak przygotować go do sprzedaży?
Udział został nabyty w spadku? Drugi współwłaściciel nie chce współpracować? W księdze wieczystej znajduje się hipoteka, egzekucja komornicza, służebność, dożywocie albo nieaktualny wpis właściciela?
Na KupieM2.pl możesz dodać jedno bezpłatne ogłoszenie dotyczące swojego udziału i otrzymać oferty od zainteresowanych kupujących z całej Polski.
Nie musisz samodzielnie kontaktować się z wieloma firmami zajmującymi się skupem udziałów. Dodajesz jedno ogłoszenie, porównujesz otrzymane propozycje i wybierasz ofertę, która jest dla Ciebie najkorzystniejsza.
Dodaj bezpłatne ogłoszenie na KupieM2.pl i rozpocznij od analizy stanu prawnego swojej nieruchomości.
Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej, podatkowej ani notarialnej.
Przeczytaj również
https://kupiem2.pl/trudne-nieruchomosci/krakow